La factura electrónica es una herramienta esencial en la era digital. Cumple la misma función que una factura en papel, sirviendo como justificante de la entrega de bienes o prestación de servicios, pero con la ventaja de estar en formato electrónico.
Esto facilita su gestión y almacenamiento, además de ser una alternativa legal a la factura tradicional en papel.
Normativa legal de la factura electrónica
Deben cumplir normas específicas en cuanto a emisión, tipos, contenido, y requisitos de legibilidad, autenticidad e integridad.
Se aseguran mediante firma electrónica avanzada, intercambio de datos (EDI) y otros métodos aprobados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Regulaciones de las facturas electrónicas
Las facturas electrónicas están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Este reglamento establece las normas que deben cumplir todas las facturas, ya sean en papel o electrónicas.
Entre los aspectos regulados se incluyen:
- Obligación de expedir factura
- Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada
- Expedición por terceros
- Contenido de la factura
- Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad
- Especificidades de la factura electrónica
- Plazos de conservación
- Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas
- Regímenes especiales
Requisitos de las facturas electrónicas
Todas las facturas deben garantizar la legibilidad, autenticidad del origen y la integridad del contenido. En el caso de las facturas digitales, estas características se aseguran mediante:
- Legibilidad: facilitada por el programa informático que las crea o recibe.
- Autenticidad e integridad: garantizadas mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido, intercambio electrónico de datos (EDI), otros medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria o controles de gestión que permitan crear una pista de auditoría fiable.
Tipos de facturas electrónicas
Facturas en Formato Estructurado
Las facturas digitales con formato estructurado contienen datos que pueden ser generados automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y procesados de manera automatizada por los sistemas de pago y contabilidad del receptor.
Ejemplos de estos formatos son XML (como UBL o Facturae) y EDIFACT.
Facturas en formato no estructurado
Estas facturas consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento requiere intervención manual o un proceso costoso como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
Ejemplos incluyen facturas en papel escaneadas y ficheros PDF.
Ventajas de la factura electrónica
La factura electrónica ofrece múltiples beneficios:
- Aceleración de ciclos de tramitación y cobro
- Reducción de errores humanos
- Eliminación de costes de impresión y envío postal
- Acceso más rápido y fácil a las facturas almacenadas
- Reducción del espacio necesario para almacenamiento
- Mejora del servicio al cliente
- Eliminación del consumo de papel, favoreciendo el medio ambiente
- Facilitación de la lucha contra el fraude
- Integración en los sistemas informáticos empresariales
- Contribución a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información
Ejemplos de facturas electrónicas
Ejemplo 1: Una empresa de software envía una factura en formato XML (UBL) a una consultora. Esta factura es procesada automáticamente por el sistema contable de la consultora, facilitando su registro y pago inmediato.
Una cadena de restaurantes utiliza facturas electrónicas para gestionar sus compras de ingredientes y suministros. Las facturas en formato estructurado XML se envían automáticamente a los proveedores y se integran directamente en el sistema de inventario y contabilidad del restaurante, lo que facilita el seguimiento de los costos y la gestión del inventario en tiempo real.
Problemas y multas por no usar factura electrónica
Sanciones por incumplimiento
El no uso de la factura electrónica, cuando es obligatorio, puede conllevar sanciones económicas. Las autoridades fiscales pueden imponer multas por no cumplir con la normativa de facturación electrónica, que varían según la gravedad de la infracción y el tipo de entidad afectada.
Ejemplo de multa
Una pequeña empresa que no emite facturas digitales puede ser multada por la Agencia Tributaria.
Por ejemplo, si la empresa está obligada a emitir facturas electrónicas por trabajar con la Administración Pública y no lo hace, puede recibir una multa que puede oscilar entre los 300 y 600 euros por cada factura no emitida correctamente.
Problemas adicionales
- Ineficiencia en procesos internos: La falta de automatización puede llevar a errores y retrasos.
- Mayor riesgo de fraude: Las facturas en papel o PDF son más susceptibles a alteraciones no autorizadas.
- Dificultad en auditorías: La falta de una pista de auditoría fiable puede complicar las inspecciones fiscales.
Adoptar la factura electrónica no solo evita sanciones, sino que también mejora la eficiencia y seguridad en la gestión de las transacciones comerciales.